Le livret papier : simple, mais vite dépassé
Le classeur posé sur le bureau reste le format le plus répandu. Il ne demande ni connexion ni smartphone.
Ses atouts
- Lisible par tous les clients, sans téléphone ni réseau.
- Aucun outil à prendre en main pour l’équipe.
- Un objet rassurant pour une clientèle habituée.
Ses limites
- Chaque changement (horaire, tarif, menu) oblige à réimprimer, puis à repasser dans toutes les chambres.
- Une version par langue multiplie les exemplaires et les oublis.
- Il s’abîme, disparaît ou reste ouvert sur une page périmée.
- Il ne dit rien à l’hôtel : impossible de savoir quelles pages sont lues.
- Il n’est consultable que dans la chambre, pas avant l’arrivée ni depuis le restaurant.
Le livret digital : à jour en un clic, dans la langue du client
Le client scanne un QR code en chambre et ouvre le livret dans son navigateur, sans application à installer. L’hôtel modifie le contenu une seule fois, depuis un espace en ligne.
Ses atouts
- Une modification est visible tout de suite, dans toutes les chambres.
- Le client lit le livret dans sa langue, sans exemplaire à imprimer par langue.
- Il est consultable avant l’arrivée, pendant le séjour et hors de la chambre.
- Il peut aller plus loin que l’information : demandes au service, réservation d’une table, messages.
- Plus d’impression ni de classeur à remplacer.
Ses limites
- Il suppose un smartphone et un Wi-Fi qui fonctionne.
- Certains clients préfèrent encore le papier.
- Il faut choisir une solution et y consacrer une première mise en place.
- Un abonnement mensuel remplace le coût d’impression.
Papier ou digital : le comparatif
| Critère | Livret papier | Livret digital |
|---|---|---|
| Mise à jour | Réimpression, puis passage dans chaque chambre | Une modification, visible partout aussitôt |
| Langues | Un exemplaire par langue | Le client choisit sa langue |
| Accès | Dans la chambre seulement | Smartphone, avant et pendant le séjour |
| Coût | Impression, classeurs, remplacements | Abonnement mensuel |
| Services | Information seule | Demandes, réservations, messages selon la solution |
| Sans smartphone | Oui | Non : garder un support papier minimal |
| Hygiène et usure | Manipulé par chaque client | Rien à manipuler |
Ce que la loi impose d’afficher
Le livret digital ne remplace pas tous les affichages. L’arrêté du 18 décembre 2015 sur la publicité des prix des hébergements touristiques fixe trois niveaux (fiche INPI « Hôtel ») :
- À l’extérieur et à la réception : le prix TTC de la prochaine nuitée en chambre double, si Internet est disponible en chambre, si le petit-déjeuner est servi et s’il est compris, et comment consulter les autres prix. Ces affichages restent physiques.
- À la réception : les heures d’arrivée et de départ, et les suppléments pour un départ tardif.
- Dans chaque chambre : les prix des prestations annexes (petit-déjeuner, parking, blanchisserie…) doivent être accessibles, avec la façon de les consulter. Le texte admet les supports numériques (réponse ministérielle) : un livret digital peut porter ces prix, à condition que la chambre indique comment y accéder, par exemple un QR code avec une phrase explicative.
Pour le classement hôtelier, voir notre guide Classement hôtelier : ce que votre livret d’accueil doit contenir.
Passer au digital sans perdre personne
- Faites l’inventaire de votre livret papier : horaires, services, prix, numéros utiles. C’est la base du contenu digital.
- Ajoutez ce que le papier ne permettait pas : traductions, liens vers les restaurants, demandes au service.
- Placez un QR code dans chaque chambre, avec une phrase claire : « Votre livret d’accueil : scannez ce code ». Ajoutez-le aussi à la réception et dans l’e-mail de confirmation.
- Gardez une fiche papier courte en chambre : Wi-Fi, numéro de la réception, urgences et la mention du QR code. Elle sert les clients sans smartphone.
- Confiez la mise à jour à une personne de l’équipe et fixez un rendez-vous régulier, par exemple chaque début de saison.
- Mesurez l’usage au bout d’un mois : questions répétées à la réception, retours clients, demandes reçues par le livret.
Questions fréquentes
01 Le livret d’accueil est-il obligatoire dans un hôtel ?
Aucun texte n’impose un « livret » en tant que tel. En revanche, les prix des prestations annexes doivent être accessibles dans chaque chambre, et le livret est le support le plus simple pour le faire.
02 Un livret digital suffit-il pour l’affichage des prix en chambre ?
Oui pour les prestations annexes, si la chambre indique comment y accéder. Les affichages à l’extérieur et à la réception restent physiques.
03 Le client doit-il télécharger une application ?
Non : avec My Stay Link, le livret s’ouvre dans le navigateur du téléphone, après le scan du QR code.
04 Room directory et livret d’accueil, quelle différence ?
Aucune : « room directory » est le terme anglais du livret d’accueil en chambre. Voir Room directory digital.
05 Combien coûte un livret d’accueil digital ?
Chez My Stay Link, les formules Hôtel commencent à 25 € par mois, sans durée minimale, avec un essai gratuit de 14 jours. Voir les tarifs.